Tenir vos propres livres dans Xero

Ceci concerne les livres de votre cabinet : l'organisation Xero où vous facturez vos clients. Une fois activé, Vylan envoie ce qu'il crée, suit ce qui se passe dans Xero, et ne compte jamais rien deux fois.

Connecter, puis activer

1. Allez dans Paramètres puis Intégrations et ouvrez Xero.
2. Connecter Xero, ouvrez une session Xero et choisissez votre organisation.
3. Sous Configuration, terminez les trois lignes marquées Terminer la configuration : Comptes, Taxes et Factures.
4. Appuyez sur Activer l'app.

Ce qui va dans Xero

• Les factures. Chacune y va dans les minutes qui suivent son émission, sur le contact Xero du client. Un nouveau client obtient un contact avec sa première facture. Une facture modifiée ou annulée dans Vylan l'est aussi dans Xero.
• Les paiements par carte et par prélèvement. Ils y vont quand leur versement arrive à votre banque : un paiement sur chaque facture, depuis un compte appelé Vylan Clearing Account, et une facture fournisseur pour les frais du versement. Ensemble, ils égalent le dépôt sur votre relevé bancaire. Tant que le versement n'est pas arrivé, la facture est Payée dans Vylan et En attente de paiement dans Xero.
• Les chèques et virements que vous inscrivez dans Vylan. Ils ne sont pas envoyés d'eux-mêmes. La facture indique que le montant est inscrit ici seulement, avec L'inscrire dans Xero pour l'y mettre en un clic.
• Un versement que vous faites à la main en plusieurs fois. Vylan ne peut pas savoir quels paiements il contenait : il n'en inscrit aucun. Avec les versements automatiques, votre prochain versement les inscrit de lui-même, avec les frais. Rien n'est signalé, et chaque facture indique que son paiement ira dans Xero avec votre prochain versement, avec L'inscrire dans Xero si vous préférez ne pas attendre. Avec les versements manuels, rien d'autre ne les inscrira : le versement indique Non inscrit dans Xero et nomme chaque facture encore impayée là-bas, chacune avec L'inscrire dans Xero. Le même bouton est sur la facture. Il inscrit le paiement seulement, et les frais restent à inscrire par vous. Quand toutes les factures sont inscrites, l'avertissement disparaît.

Ce qui revient de Xero

Chaque heure, et chaque fois que vous appuyez sur Synchroniser, Vylan lit ce qui a changé dans Xero.

• Un paiement inscrit dans Xero apparaît dans Vylan comme Payé dans Xero. Le client ne reçoit pas de reçu par courriel pour celui-ci.
• Un paiement supprimé dans Xero rend la facture de nouveau due dans Vylan.
• Une note de crédit dans Xero radie ce montant dans Vylan. Un crédit n'est jamais compté comme de l'argent reçu.
• Une facture annulée dans Xero, ou créditée en entier sans rien avoir reçu, n'est pas modifiée par Vylan. Il demande : L'annuler ici aussi ou La renvoyer à Xero. Tant que vous n'avez pas répondu, cette facture n'est ni relancée ni prélevée automatiquement.

Quand les deux ne concordent pas

Certains écarts ne peuvent être corrigés que par une personne. Vylan les signale, et le signalement disparaît de lui-même dès que les deux côtés concordent de nouveau. Vous êtes averti à quatre endroits :

• Sur la facture, avec la correction juste à côté.
• Dans Factures : un triangle d'avertissement sur la ligne, et Filtres puis Statut du paiement puis Xero demande votre attention les énumère toutes.
• Dans le panneau Xero, sous Demande votre attention : combien de factures et de versements demandent votre attention.
• Dans vos notifications, une fois par nouveau problème.

Un simple délai n'est jamais signalé. Un paiement qui attend son versement est en route, pas en erreur. Un chèque inscrit seulement dans Vylan, ou une radiation sans crédit dans Xero, reste une note discrète sur la facture pendant 7 jours, puis devient un signalement.

Associer vos clients

Ouvrez Clients dans le panneau Xero pour lier les clients que vous avez déjà à leurs contacts Xero, afin qu'une première facture ne crée jamais de doublon. Les clients qui portent exactement le même nom sont liés d'un seul clic. Les correspondances probables se confirment une à la fois. Un client laissé non lié est associé à sa première facture : le contact Xero exactement du même nom, ou un nouveau.

Étapes recommandées

Le panneau Xero énumère six choses à faire une fois. Aucune n'est obligatoire et rien n'en dépend ; cochez chacune une fois faite.

• Numéros de facture. Si les factures propres à Xero utilisent le même préfixe que celles de Vylan, choisissez un autre préfixe dans Vylan.
• Règle bancaire pour les versements. Dans Xero, ajoutez une règle bancaire qui affecte vos dépôts de versements au compte Vylan Clearing Account. Ajoutez la même règle pour les sorties d'argent, pour le rare versement qui passe sous zéro après des remboursements.
• Rappels de facture de Xero. Désactivez-les. Vylan relance déjà vos clients.
• Lien de paiement en ligne de Xero. Retirez-le du thème de marque utilisé pour les factures que Vylan encaisse.
• Factures récurrentes dans Xero. Arrêtez celles des clients que Vylan facture maintenant, sinon ces clients sont facturés deux fois.
• Une autre application de facturation. Si une autre application facture aussi par ce Xero, arrêtez sa facturation pour les clients que Vylan facture maintenant.

Importer depuis Xero

Quatre choses peuvent être importées de Xero : vos contacts comme clients, vos articles comme services, vos factures récurrentes comme propositions en brouillon, et vos factures impayées. Chacune a sa propre page, décrite ci-dessous, et les quatre se trouvent sous Importer depuis Xero dans le panneau Xero.

Vos articles Xero comme services

1. Allez dans Modèles puis Services.
2. Ouvrez Importer et choisissez Depuis Xero.
3. Cochez les articles voulus et importez-les.

Chaque article que vous vendez dans Xero devient un service, avec son nom, sa description, son prix et son compte de ventes. La taxe suit la province du client, sauf si l'article est exonéré dans Xero. Un article qui porte le nom d'un service que vous avez déjà n'est pas importé.

Ensuite, rien ne suit Xero tout seul. Quand un article change dans Xero, la même fenêtre indique Modifié dans Xero sur sa ligne. Cochez-la pour reprendre ce que Xero a changé. Ce que vous avez modifié dans Vylan reste tel quel.

Les factures récurrentes de Xero en brouillons de proposition

1. Allez dans Engagements et appuyez sur Importer depuis Xero.
2. Cochez les factures récurrentes voulues et créez les brouillons.
3. Ouvrez chaque brouillon, vérifiez-le, puis envoyez-le.

Chaque facture récurrente devient un brouillon de proposition pour son client, avec les mêmes lignes, le même prix et le même rythme. Une ligne qui utilise un article que vous avez importé comme service devient ce service. L'importation n'envoie rien et ne change rien dans Xero.

Quand le client accepte, Vylan arrête cette facture récurrente dans Xero, et la première facture de Vylan tombe le jour où la prochaine de Xero aurait été créée. Rien n'est facturé deux fois et aucune période n'est sautée. Si Xero est injoignable à ce moment-là, Vylan réessaie toutes les heures et le panneau Xero l'indique sous Demande votre attention.

Non proposées : une facture récurrente terminée, dans une autre devise, avec une ligne négative, ou dont le rythme n'est pas facturé par Vylan, par exemple toutes les deux semaines. Chacune indique pourquoi sur sa ligne. Un client que Vylan facture déjà selon un calendrier n'est pas coché au départ.

Les factures impayées de Xero, perçues dans Vylan

1. Allez dans Paiements, ouvrez Factures et appuyez sur Importer depuis Xero.
2. Cochez les factures voulues et importez-les.
3. Ouvrez chacune et envoyez-la.

Chaque facture arrive avec son numéro, ses dates, son montant et son PDF Xero, pour le client auquel appartient son contact Xero. Un contact qui n'est pas encore un client en devient un. L'importation n'envoie rien : tant que vous n'avez pas envoyé une facture, son client ne reçoit ni courriel ni rappel et ne peut pas la payer en ligne. Elle indique Non envoyée par courriel dans vos listes.

L'envoyer transmet au client un lien de paiement avec le PDF de Xero, et les rappels commencent à ce moment-là. Un paiement reçu dans Vylan est inscrit sur la facture dans Xero quand son versement arrive à votre banque, comme tout autre. Si la facture est plutôt payée dans Xero, Vylan la marque payée.

La facture reste celle de Xero : Vylan ne la modifie et ne l'annule jamais là-bas. Modifiez-la ou annulez-la dans Xero et Vylan suit dans l'heure, tant que rien n'a été payé. L'annuler dans Vylan fait seulement que Vylan cesse de la percevoir. Elle reste due dans Xero, et vous pouvez l'importer de nouveau.

Non proposées : une facture payée en partie ou créditée dans Xero, ou dans une autre devise. Chacune indique pourquoi sur sa ligne. Le bouton apparaît une fois Xero activé.

Pour qu'elles arrivent d'elles-mêmes, ouvrez le panneau Xero dans les Paramètres et activez Importer les nouvelles factures impayées. Dès lors, les factures impayées datées des 90 derniers jours arrivent lors de la vérification horaire de Vylan, pour les clients que vous avez déjà. Une facture dont le contact n'est pas encore un client attend dans la fenêtre d'importation que vous la cochiez. Rien n'est envoyé dans un cas comme dans l'autre, et une facture que vous avez annulée dans Vylan ne revient pas d'elle-même.

Quand Xero suspend Vylan

Xero autorise un nombre fixe de requêtes par jour. S'il est épuisé, le panneau Xero et chaque facture indiquent Xero a suspendu Vylan jusqu'à et l'heure. Rien n'est perdu. Vylan reprend de lui-même dès que Xero répond, et d'ici là ce que vous voyez de Xero est ce que Vylan a lu en dernier.

Déconnecter

Ouvrez le menu du panneau Xero et choisissez Déconnecter. Vylan cesse d'envoyer et de lire. Tout ce qui est déjà dans Xero y reste. Reconnecter la même organisation conserve vos liens et vos paramètres ; en connecter une autre repart de zéro.

Voir aussi : versements et frais et inscrire un paiement.