Aperçu
Cet avis explique quels renseignements personnels Vylan recueille, pourquoi, où ils sont conservés, et quels droits vous et vos clients avez à leur égard. Il s'adresse aux cabinets comptables et de tenue de livres canadiens et reflète la Loi 25 du Québec (la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé) et la LPRPDE du Canada.
Ce que nous recueillons
- Renseignements de compte : le nom de votre cabinet, votre nom, votre adresse courriel et, si vous en ajoutez une, votre photo de profil. Si vous vous connectez avec Google, Google nous transmet votre nom et votre adresse courriel.
- Renseignements sur les clients que votre cabinet saisit ou demande : le nom, le courriel, le numéro de téléphone, la langue et les notes de chaque client, et — lorsque votre cabinet les recueille — son adresse postale, sa date de naissance, son numéro d'entreprise et son numéro d'assurance sociale. Les numéros d'assurance sociale sont stockés chiffrés.
- Documents et messages : les fichiers que vos clients téléversent, les lettres de mission signées et les messages que vous échangez avec vos clients dans Vylan.
- Dossiers de travail et de facturation : tâches, entrées de temps, factures et paiements. Les numéros complets de carte et de compte bancaire sont traités par le fournisseur de paiement et ne sont jamais stockés chez nous.
- Données d'utilisation : les pages consultées, ainsi que votre adresse IP et votre type de navigateur, conservées pour la sécurité.
Pourquoi nous les recueillons
- Pour faire fonctionner le service : envoyer le portail à lien privé, stocker et livrer les documents à votre cabinet, envoyer des rappels automatiques par courriel et par texto, recueillir des signatures, et utiliser l'IA pour vérifier les téléversements et rédiger les textes que vous demandez.
- Pour facturer les cabinets sur un forfait payant.
- Pour garder le service sécuritaire et pour l'améliorer.
- Pour respecter nos obligations légales.
Comment l'IA est utilisée
Vylan utilise l'IA de deux fournisseurs, OpenAI et Anthropic (Claude). Elle lit et vérifie les documents que vos clients téléversent — que chacun est le bon document, lisible et de la bonne année. Elle propulse les assistants dans l'application. Et elle rédige ou traduit du texte quand vous le lui demandez — par exemple une liste de documents à demander, un questionnaire, une automatisation, ou une liste de services tirée d'un fichier que vous fournissez. Certaines tâches passent toujours par le même fournisseur ; d'autres peuvent aller à l'un ou à l'autre, pour qu'une panne chez un fournisseur n'arrête pas votre travail. Si votre cabinet active le rejet automatique, Vylan peut demander à un client de téléverser de nouveau un document que l'IA juge inutilisable, sans qu'une personne l'ait d'abord examiné. Chaque fournisseur traite ces données uniquement pour répondre à cette demande, et nous ne leur permettons pas de s'en servir pour entraîner leurs modèles. Les deux sont basés aux États-Unis ; ils figurent dans la liste des sous-traitants ci-dessous.
Loi 25 du Québec
Les cofondateurs de Vylan sont les personnes responsables de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez les joindre à l'adresse ci-dessous. Les nouveaux cabinets démarrent avec les paramètres de confidentialité les plus protecteurs, et nous vous préviendrons avant d'utiliser vos renseignements à une fin autre que celles décrites ici.
Où vivent vos données
Les documents de vos clients et les renseignements à leur sujet sont stockés dans une région canadienne (Supabase, ca-central-1), et l'application fonctionne sur des serveurs situés à Montréal (Vercel). Certains services que nous utilisons opèrent aux États-Unis : l'envoi de courriels et de textos, la signature électronique, le traitement des paiements, les rapports d'erreurs et les fournisseurs d'IA ci-dessus. Les courriels ne contiennent jamais les documents que vos clients téléversent — seulement un lien vers le portail. Seule exception : une facture peut être jointe au courriel qui l'envoie.
Avec qui nous les partageons
Nous ne vendons pas de renseignements personnels, et nous ne le ferons jamais. Nous les partageons uniquement avec les sous-traitants listés ci-dessous, seulement dans la mesure où chacun en a besoin pour faire son travail, et avec les logiciels que votre cabinet choisit de connecter.
Sous-traitants
- Supabase — base de données, stockage des fichiers et connexion. Canada.
- Vercel — fait fonctionner l'application et compte les pages vues sans témoins (cookies). Serveurs à Montréal, Canada ; entreprise aux États-Unis.
- OpenAI — IA : lit et vérifie les documents téléversés, et rédige et traduit du texte. États-Unis.
- Anthropic — IA : propulse les assistants dans l'application, et lit aussi des documents et rédige du texte. États-Unis.
- Resend — envoie les courriels. États-Unis.
- Twilio — envoie les rappels par texto. États-Unis.
- SignWell — recueille les signatures électroniques sur les propositions et les lettres de mission. États-Unis.
- Stripe — traite les paiements. États-Unis et Canada.
- Sentry — reçoit les rapports d'erreurs pour que nous puissions corriger les problèmes. Il n'enregistre jamais votre écran. États-Unis.
- Upstash — conserve brièvement des adresses IP et des identifiants de compte pour bloquer les abus. États-Unis.
- Notion et Cal.com — conservent les renseignements que les gens nous donnent quand ils demandent une démo. États-Unis.
Logiciels que votre cabinet connecte
Si votre cabinet connecte d'autres logiciels — QuickBooks, Xero, Google (Agenda ou Drive), Microsoft (OneDrive ou SharePoint), Dropbox, ShareFile ou PayPal — nous transmettons à ce service ce dont la connexion a besoin pour fonctionner, selon les directives de votre cabinet, et nous importons ce que votre cabinet nous demande. Ces entreprises ne sont pas nos sous-traitants : elles traitent ces renseignements selon l'entente de votre cabinet avec elles. C'est votre cabinet qui décide lesquels connecter.
Comment nous les protégeons
Les données sont chiffrées au repos et en transit. L'accès aux données d'un cabinet est appliqué au niveau de la base de données : un cabinet ne peut jamais atteindre celles d'un autre. Les téléchargements de documents utilisent des liens qui expirent rapidement. Vous pouvez activer la connexion à deux facteurs pour votre propre compte.
Combien de temps nous les conservons
Nous conservons vos données tant que votre compte est actif. Un engagement supprimé reste récupérable pendant 30 jours, puis il est retiré définitivement avec ses fichiers. Vous pouvez exporter tout ce que votre cabinet détient à tout moment. Si vous fermez le compte de votre cabinet, vous pouvez encore tout exporter pendant 30 jours, puis nous en supprimons définitivement les données.
Vos droits
- Voir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
- Les corriger s'ils sont inexacts.
- Les supprimer, ou les exporter pour les emporter ailleurs.
- Retirer votre consentement à une utilisation.
- Porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Si quelque chose tourne mal
Si un incident de sécurité touche vos renseignements personnels, nous en aviserons les cabinets concernés ainsi que l'autorité appropriée, comme la loi l'exige.
Nous joindre
Toute question sur cet avis, ou toute demande concernant vos renseignements personnels, à hello@vylan.app.