1. Acceptation

En créant un compte ou en utilisant Vylan (le « Service »), vous acceptez les présentes conditions. Si vous les acceptez au nom d’un cabinet, vous confirmez avoir le pouvoir de l’engager. Si vous n’êtes pas d’accord, n’utilisez pas le Service.

2. Le service

Vylan est un logiciel de gestion de cabinet pour les cabinets comptables et de tenue de livres. Les cabinets s’en servent pour convenir du travail avec leurs clients, recueillir des documents, suivre le travail et le facturer. Vos clients y accèdent par un portail à lien privé.

3. Votre compte

Vous êtes responsable de la sécurité de vos identifiants et de tout ce qui est fait sous votre compte. Activez la double authentification, et écrivez-nous à l’adresse ci-dessous si vous croyez qu’une autre personne y a accès. Vous êtes responsable des personnes que vous invitez dans votre cabinet et de ce qu’elles y font.

4. Forfaits, facturation et démo

Les nouveaux cabinets commencent en mode démonstration, sans moyen de paiement. Les forfaits payants sont facturés mensuellement en dollars canadiens. Le prix est convenu directement avec chaque cabinet plutôt que publié en paliers fixes. Les frais s’entendent hors taxes, et vous êtes responsable des taxes de vente applicables. Si une facture demeure impayée pendant trente jours, nous pouvons suspendre le compte après vous en avoir avisé. Nous pouvons modifier les prix moyennant un préavis d’au moins trente jours; si vous n’acceptez pas la modification, vous pouvez fermer le compte avant sa prise d’effet et l’ancien prix s’applique jusque-là.

5. Vos données

Vous êtes propriétaire des documents et des renseignements que vous et vos clients déposez dans Vylan. Vous nous autorisez à héberger, traiter et afficher ces données uniquement pour faire fonctionner le Service pour vous. Nous ne les vendons pas et ne les vendrons jamais. Il vous revient d’avoir le droit de déposer les renseignements de vos clients dans Vylan et de leur expliquer comment ces renseignements sont traités. Notre avis de confidentialité précise ce que nous recueillons, où cela réside, qui le traite et les droits des personnes concernées; il fait partie des présentes conditions.

Confidentialité

Chacun de nous peut prendre connaissance de renseignements confidentiels concernant l’autre. Nous nous engageons mutuellement à garder ces renseignements confidentiels, à ne les utiliser qu’aux fins de la présente entente, et à les protéger avec au moins autant de soin que les nôtres. Cela ne s’applique pas aux renseignements déjà publics, déjà connus, ou dont la loi exige la divulgation — et si la loi nous y contraint, nous vous en informerons au préalable, sauf interdiction. Les documents et renseignements de vos clients sont vos renseignements confidentiels, et nos obligations à leur égard subsistent tant que nous détenons ces données et par la suite.

Comment nous protégeons vos données

Nous hébergeons les données de votre cabinet et de vos clients dans une région canadienne. Elles sont chiffrées en transit et au repos. La séparation entre les cabinets est appliquée au niveau de la base de données : un cabinet ne peut jamais atteindre les données d’un autre. Les identifiants que nous détenons pour vous sont chiffrés séparément. Les liens de téléchargement expirent plutôt que de rester actifs indéfiniment. Si un incident de sécurité touche vos données, nous vous en informerons sans délai injustifié et aviserons l’autorité compétente lorsque la loi l’exige. Nous maintenons une procédure écrite de réponse aux incidents, que nous partageons sur demande.

Copies de sauvegarde

Nous effectuons des copies de sauvegarde automatisées de la base de données et pouvons les restaurer. Ces copies servent à rétablir le Service et ne remplacent pas vos propres dossiers : vous pouvez exporter en tout temps l’ensemble des données de votre cabinet, et nous vous recommandons de le faire régulièrement.

Sous-traitants

Nous faisons appel à d’autres entreprises pour faire fonctionner le Service — hébergement et stockage, envoi de courriels et de textos, signature électronique, traitement des paiements, rapports d’erreurs et fournisseurs d’IA. Notre avis de confidentialité les énumère, précise le rôle de chacun et l’endroit où il opère. Nous demeurons responsables envers vous de ce qu’ils font de vos données. Si nous ajoutons ou changeons un sous-traitant qui traite les données de vos clients, nous mettrons cette liste à jour avant que le changement ne prenne effet. Si un changement ne vous convient pas, dites-le-nous : vous pouvez fermer votre compte sans pénalité et exporter vos données.

Intelligence artificielle

Certaines parties de Vylan utilisent l’IA. Elle lit et classe les documents que vos clients téléversent, propulse les assistants dans l’application, et rédige ou traduit du texte quand vous le lui demandez. Les fournisseurs d’IA sont nommés dans l’avis de confidentialité. Les résultats de l’IA peuvent être erronés. Les vérifications de Vylan sur un document appuient votre révision sans jamais la remplacer, et vous demeurez responsable du jugement professionnel appliqué au travail de vos clients.

Disponibilité

Nous travaillons fort pour garder Vylan en service, et nous déployons les mises à jour sans interrompre le Service. Nous n’offrons pas actuellement de garantie de disponibilité. Si votre cabinet a besoin d’un engagement de niveau de service, parlez-nous-en et nous en conviendrons un par écrit, distinct des présentes conditions.

Assistance

L’assistance est offerte par courriel à l’adresse ci-dessous. Nous visons à répondre rapidement pendant les heures ouvrables, et nous ne facturons pas la correction des défauts du Service. Si votre cabinet a besoin de délais de réponse garantis, nous pouvons en convenir séparément par écrit.

Connexions à d’autres logiciels

Vylan se connecte à d’autres services, comme votre logiciel comptable et votre calendrier. Ces services sont exploités par d’autres entreprises et peuvent changer, cesser de fonctionner ou retirer l’accès sans nous en aviser. Nous ferons ce qui est raisonnablement possible pour maintenir une connexion fonctionnelle, mais nous ne sommes pas responsables de la disponibilité ni de l’exactitude d’un service que nous ne contrôlons pas.

Modifications du Service

Nous améliorons Vylan continuellement, de sorte que les fonctionnalités évoluent. Nous pouvons ajouter, modifier ou retirer des parties du Service. Si nous retirons un élément dont votre cabinet dépend, nous vous en informerons au préalable et vous laisserons un délai raisonnable pour vous adapter; vous pourrez fermer votre compte si le changement ne vous convient pas.

6. Utilisation acceptable

Ne téléversez pas de contenu illégal, n’essayez pas de contourner ou de sonder notre sécurité, et n’utilisez pas le Service pour usurper l’identité d’autrui. Ne revendez pas le Service et ne l’utilisez pas pour créer un produit concurrent. Nous pouvons suspendre ou fermer un compte qui le fait.

Suspension

Nous pouvons suspendre un compte, avec préavis lorsque cela est raisonnablement possible, s’il est utilisé en violation des présentes conditions, s’il met en péril le Service ou d’autres cabinets, ou si des frais demeurent impayés comme décrit ci-dessus. Nous le rétablirons une fois la cause réglée. La suspension ne supprime pas vos données et ne touche pas votre droit de les exporter.

7. Notre propriété intellectuelle

Vylan — sa conception, son code et son contenu, autres que vos propres données — nous appartient. Vous ne pouvez pas le copier, le revendre ni procéder à de la rétro-ingénierie sans notre autorisation écrite. Nous pouvons utiliser librement les commentaires que vous nous transmettez, sans obligation envers vous.

Votre responsabilité professionnelle

Vylan est un outil qui vous aide à gérer votre cabinet. Il ne fournit pas de conseils comptables, fiscaux ou juridiques, et il n’exécute pas vos obligations professionnelles à votre place. Vous demeurez responsable de l’exactitude de votre travail, de vos obligations réglementaires et professionnelles, et des conseils que vous donnez à vos clients.

9. Exclusions et responsabilité

Nous travaillons fort pour garder Vylan fonctionnel et exact, mais sauf mention expresse dans les présentes conditions, le Service est fourni « tel quel » et nous n’offrons aucune autre garantie, expresse ou implicite, y compris les garanties implicites de qualité marchande ou d’adéquation à un usage particulier.

Limitation de responsabilité

Ni l’un ni l’autre n’est responsable envers l’autre des pertes indirectes ou consécutives, y compris la perte de profits, de clientèle, d’achalandage ou d’économies escomptées. Nous ne sommes pas responsables de la perte de données dans la mesure où vous n’en avez pas conservé vos propres copies — vous pouvez exporter en tout temps l’ensemble des données de votre cabinet, et nous vous recommandons de le faire régulièrement. Lorsque notre responsabilité est engagée, notre responsabilité totale pour l’ensemble des réclamations survenant au cours d’une période de douze mois est limitée aux frais que vous nous avez versés dans les douze mois précédant la réclamation. Rien dans les présentes conditions ne limite la responsabilité de l’un ou l’autre pour ce qui ne peut être limité par la loi, y compris la fraude, la faute intentionnelle ou les obligations découlant de la législation sur la protection des renseignements personnels.

Indemnisation

Vous nous indemniserez des réclamations présentées par vos clients ou par des tiers découlant de votre utilisation du Service en violation des présentes conditions, du contenu que vous téléversez, ou de votre travail professionnel. Nous vous indemniserons des réclamations selon lesquelles le Service porte atteinte aux droits de propriété intellectuelle d’un tiers.

Assurance

Avant que votre cabinet ne commence à utiliser le Service avec des données clients réelles dans le cadre d’un forfait payant, nous aurons en vigueur une assurance responsabilité civile professionnelle en technologie (erreurs et omissions) ainsi qu’une assurance cyber-risques, avec des limites d’au moins 2 000 000 $ CA. Nous fournirons un certificat d’assurance sur demande et vous informerons si cette couverture prend fin ou si ses limites sont réduites.

8. Fin de l'entente

Vous pouvez cesser d’utiliser Vylan en tout temps. Chacun de nous peut mettre fin à la présente entente si l’autre en enfreint les conditions et n’y remédie pas dans les trente jours suivant l’avis. Vous pouvez exporter vos données en tout temps, et pendant trente jours après la fermeture du compte. Ensuite, nous les supprimons. Un engagement supprimé demeure récupérable pendant trente jours avant que lui et ses fichiers ne soient définitivement effacés. Les sections portant sur la confidentialité, vos données, la propriété intellectuelle, la limitation de responsabilité, l’indemnisation et le droit applicable survivent à la fin de la présente entente.

Modification des présentes conditions

Nous pouvons modifier les présentes conditions. Si une modification touche vos droits de façon importante, nous vous en informerons au moins trente jours avant sa prise d’effet, et le fait de continuer à utiliser le Service par la suite vaut acceptation. Si vous ne l’acceptez pas, fermez le compte avant que la modification ne s’applique et exportez vos données.

Avis

Nous donnons avis par courriel à l’adresse inscrite à votre compte, et l’avis est réputé reçu le jour de son envoi. Vous nous donnez avis à l’adresse ci-dessous. Gardez l’adresse courriel de votre compte à jour, puisque c’est par elle que nous vous joignons au sujet des modifications, des incidents et de la facturation.

Dispositions générales

Si une partie des présentes conditions est inexécutable, le reste demeure applicable. Ni l’un ni l’autre n’est responsable des défaillances causées par des événements indépendants de sa volonté raisonnable. Vous ne pouvez céder la présente entente sans notre consentement; nous pouvons la céder à un successeur en cas de vente de l’entreprise, et nous vous en informerons. Les présentes conditions et l’avis de confidentialité constituent l’entente complète entre nous au sujet du Service.

10. Droit applicable

Ces conditions sont régies par les lois de la province de Québec et les lois du Canada qui s'y appliquent, et tout différend sera soumis aux tribunaux du Québec.

11. Nous joindre

Toute question sur ces conditions, à hello@vylan.app.