Le temps dans Vylan fonctionne de deux façons, parce qu'il y a deux situations honnêtes : vous êtes sur le point de faire quelque chose, ou vous l'avez déjà fait et vous avez oublié de le dire. Les deux aboutissent à la même liste.

Le temps dans la barre latérale

Temps a sa propre place dans la barre latérale. Son panneau liste les deux pages du temps, Saisies de temps et Feuilles de temps, puis Démarrer un minuteur, puis une carte pour chaque minuteur que vous avez ouvert, celui qui tourne en premier.

Chaque carte, c'est le minuteur au complet. Sa première ligne est le chronomètre — heures, minutes et secondes, comme 00h 55m 25s — avec Pause (Reprendre une fois en pause), Enregistrer et Supprimer ; en dessous, le jour où il est parti. Tous les champs sont sur la carte, toujours : Choisir un client, Choisir un élément de service, Rechercher un travail, Rechercher une tâche, et Sur quoi travaillez-vous? pour la note. Remplissez-les pendant qu'il tourne, ou au moment de l'enregistrer.

L'icône Temps porte un point tant qu'un minuteur est ouvert : vert quand un minuteur tourne, gris quand tous vos minuteurs ouverts sont en pause, et aucun point quand vous n'en avez pas. Tant qu'un minuteur est ouvert, un petit minuteur à côté de Chats l'affiche aussi et ouvre les mêmes cartes : peu importe celui que vous prenez.

Le minuteur

Démarrer un minuteur en part un tout de suite ; dites à quoi il sert sur sa carte, maintenant ou plus tard. Un travail et une tâche ont aussi leur propre horloge, dans leur pastille de temps : appuyez dessus et un minuteur part sur ce travail (voyez Le temps d'un travail et de ses tâches, plus bas).

Ce qu'une saisie enregistrée doit contenir, c'est au cabinet de le choisir, sous Champs obligatoires dans les paramètres du temps. Un minuteur peut toujours partir sans rien ; les champs obligatoires sont demandés à l'enregistrement, et s'il en manque un, la carte du minuteur s'affiche avec les champs manquants signalés.

Enregistrer un minuteur se fait en un geste, où que vous appuyiez : Enregistrer sur sa carte, Arrêter le minuteur sur le minuteur à côté de Chats, ou l'horloge de son travail ou de sa tâche. La saisie est écrite tout de suite, et la fenêtre Modifier la saisie de temps s'ouvre avec les heures où il a tourné : une minute de travers se corrige d'un coup. Un minuteur oublié est enregistré à douze heures, et la fenêtre le dit — sauf s'il lui manque un des champs obligatoires de votre cabinet : il est alors mis en pause à douze heures, et Vylan vous demande d'ajouter ce qu'il lui faut puis de l'enregistrer.

Un seul minuteur tourne à la fois. Partez-en un autre — depuis le panneau Temps, le minuteur à côté de Chats, Mes minuteurs, un travail ou une tâche — et celui qui tournait est mis en pause, sans question : rien n'est enregistré ni jeté dans votre dos. Chaque minuteur ouvert peut être repris, enregistré ou jeté depuis sa carte, et Supprimer offre Annuler pendant quelques secondes avant que le minuteur disparaisse.

Le temps d'un travail et de ses tâches

Chaque travail et chaque tâche porte une pastille de temps : une horloge, le temps saisi, et le budget à côté. Appuyez sur l'horloge pour partir un minuteur sur ce travail — elle devient verte tant que ce minuteur tourne — et appuyez de nouveau pour l'arrêter et l'enregistrer. La moitié budget ne fait qu'indiquer le budget ; pour le changer, ouvrez Modifier le budget depuis le menu ⋯ en haut du travail.

Appuyez sur le temps dans la pastille pour Suivre votre temps. Mes minuteurs liste vos minuteurs ouverts sur ce travail ou cette tâche, avec Démarrer un minuteur en haut : le minuteur qu'il part est déjà sur ce travail, et celui qui tournait est mis en pause. Mon temps enregistré liste vos propres saisies enregistrées à cet endroit, les plus récentes en premier, avec Ajouter une saisie de temps en haut — la fenêtre s'ouvre sur ce client, ce travail et cette tâche — et Afficher plus en bas. Chaque saisie montre combien de temps elle a pris, son jour, et ce à quoi elle a servi ; ✎ l'ouvre dans Modifier la saisie de temps, et le bouton d'archive la retire des listes, avec Annuler pour la ramener aussitôt. Si votre rôle vous permet de voir le temps de vos collègues, Voir toutes les saisies de temps ouvre Saisies de temps sur ce travail ou cette tâche.

La pastille d'un travail compte le travail entier — le temps saisi sur le travail lui-même et sur chacune de ses tâches — face à son budget entier : les heures propres du travail, celles de ses services et celles de ses tâches. La pastille d'une tâche ne compte que cette tâche. Le nombre devient rouge quand un travail ou une tâche dépasse son budget.

Modifier le budget est l'endroit où ces heures se saisissent : les heures propres du travail, celles de chaque tâche en dessous, et le Budget total courant auquel elles s'additionnent, à côté des heures déjà travaillées. Si votre rôle vous permet de voir ce que vaut le temps, la fenêtre se termine par Valeur et honoraires — ce que vaut le temps facturable du travail, à côté des honoraires convenus avec le client, le premier montant en rouge quand il les dépasse. Rien ne s'y saisit : la valeur vient des taux des personnes et les honoraires des services facturés du travail.

Dans la liste des travaux, le filtre Budget choisit Vide, Budget dépassé, Au budget ou en deçà ou Budget inutilisé — un budget fixé, et aucun temps saisi encore. Au tableau de capacité, l'en-tête de chaque colonne montre le temps saisi en face du temps budgété pour ses travaux.

Saisies de temps

Saisies de temps, c'est chaque heure que vous avez saisie, dans une seule liste — et celles de vos collègues aussi, si votre rôle vous permet de voir leur temps. De haut en bas :

• Heures saisies — une ligne : Heures totales, Heures facturables et Heures internes pour ce que la liste en dessous affiche, filtres compris. Si votre rôle vous permet de voir ce que vaut le temps, Valeur s'y ajoute : ces heures aux taux facturables de votre équipe.
• Mes minuteurs — vos minuteurs ouverts sous forme de tableau, une rangée par minuteur et chaque champ prêt à changer : les mêmes minuteurs que les cartes du panneau Temps. Démarrer un minuteur en part un autre, et la flèche à côté du titre replie le tableau.
• Temps enregistré — les saisies elles-mêmes, les plus récentes en premier, 50, 100, 200 ou toutes par page.

Temps enregistré s'ouvre sur Ce mois-ci ; Depuis toujours et Archivées sont à côté.

La page d'un client a la même liste dans son onglet Temps, pour ce client seulement : sans colonne Client, Mes minuteurs n'y montre que les minuteurs de ce client, et Ajouter une saisie de temps s'ouvre sur lui. Les heures à côté du nom du client l'ouvrent sur l'année jusqu'à aujourd'hui, et donnent le même total.

Le petit ▾ d'un en-tête de colonne trie et filtre selon cette colonne : Contient pour un client, un travail ou une tâche ; Est l'un de pour un élément de service ou un membre de l'équipe ; Facturable ou Non facturable ; et pour la date, Ce mois-ci, Le mois dernier, Ce trimestre, Depuis le début de l'année ou Personnalisé pour choisir vos dates. Le compte au-dessus de la liste dit combien de saisies correspondent, et Réinitialiser les filtres remet l'onglet comme il s'est ouvert. La colonne Membre de l'équipe n'apparaît que pour les personnes qui voient plus que leur propre temps.

Un lien depuis un travail ouvre la liste sur ce travail seulement — son en-tête Travail indique Est et le nom du travail, et ⊗ ou le × à côté du nom l'efface. Le nom d'un client ouvre son onglet Temps.

Changez un filtre, ou l'ordre, et un lien à côté du compte dit combien vous en avez changé — « Enregistrer 2 filtres », par exemple. Il offre Enregistrer comme nouvelle vue filtrée : nommez-la, et elle s'ouvre comme dernier onglet. Sur une de vos vues enregistrées, Mettre à jour la vue filtrée existante y garde plutôt la liste telle qu'elle est maintenant. Les vues filtrées sont personnelles : personne d'autre ne voit les vôtres. Ce sont les mêmes dans l'onglet Temps d'un client, sauf celles qui filtrent par client, qui restent dans Saisies de temps.

Dès que vous en avez enregistré une, Personnaliser la liste — l'icône avant celle de l'exportation — ouvre Personnaliser les vues filtrées. Glissez une vue par sa poignée, ou utilisez Monter et Descendre dans son menu ⋯, pour changer la place de son onglet ; le même menu offre Renommer, Copier et Supprimer. Les onglets Ce mois-ci, Depuis toujours et Archivées sont intégrés et ne peuvent pas être supprimés. Rien n'est enregistré avant que vous appuyiez sur Enregistrer et fermer.

Chaque filtre, et l'ordre, est gardé dans l'adresse de la page : rechargez la page, ou gardez son lien pour y revenir, et elle affiche la même liste.

Appuyez sur la Durée d'une saisie pour l'ouvrir dans la fenêtre Modifier la saisie de temps et la corriger. Le ▷ au bout de chacune de vos propres rangées part un nouveau minuteur sur le même travail.

Cochez des saisies pour les changer ensemble : Assigner un client (qui retire le travail et la tâche, parce qu'un travail appartient à son client), Assigner un élément de service et Archiver, qui offre Annuler. Vous pouvez cocher vos propres saisies, et celles de n'importe qui si vous gérez le temps du cabinet. Si certaines saisies cochées ne peuvent pas changer — par exemple parce qu'il y manquerait un champ que votre cabinet exige — les autres sont faites, et un message dit combien sont restées et pourquoi.

Une saisie archivée n'est pas supprimée. Elle quitte toutes les listes et tous les totaux, et attend dans l'onglet Archivées — Temps archivé, dans le menu ⋯, l'ouvre aussi — où sa Durée l'ouvre pour la consulter, jusqu'à ce que vous la cochiez et appuyiez sur Restaurer. Si vous gérez le temps du cabinet, Supprimer définitivement retire pour de bon les saisies cochées ; une confirmation est demandée d'abord, parce que c'est irréversible.

Exporter la liste affichée, dans le même menu ⋯ et avec l'icône d'exportation à côté du compte, télécharge exactement les saisies que la liste affiche — son onglet, ses dates et chaque filtre — dans un fichier CSV, une ligne par saisie. Dans l'onglet Archivées, il télécharge le temps archivé avec ses colonnes de coût laissées vides : le temps archivé ne compte dans aucun total.

Ajouter du temps déjà passé

La plupart du temps se retient au lieu de se chronométrer. Sur Saisies de temps, appuyez sur Ajouter une saisie de temps. Depuis n'importe quelle page, Saisie de temps dans le panneau Créer de la barre latérale ouvre la même fenêtre Ajouter une saisie de temps par-dessus la page où vous êtes — tout comme chaque bouton Saisir du temps : celui d'un travail, d'une tâche et du calendrier. Donnez-lui la Date et le Temps passé — il part de 30m — écrit comme vous le diriez : 1,5, 1:30 et 90m valent tous une heure et demie, et 1,5 devient 1h 30m quand vous quittez la case, alors personne n'a à convertir des minutes en décimales de tête. Ajouter les heures de début et de fin lui donne plutôt les heures où vous avez travaillé, et le temps passé en est calculé. Assigné à, c'est vous : personne ne saisit de temps au nom d'un collègue.

Au calendrier, glissez vers le bas sur les heures que ça a pris, ou appuyez sur Nouvelle entrée, puis choisissez Temps de travail. Si vous savez seulement combien de temps ça a pris, cochez Durée seulement et écrivez la durée — 1h 30m, 1,5 ou 90m fonctionnent tous. Sur la feuille de temps, tapez les heures directement dans la journée.

Choisissez à quoi il a servi : Client, Service, Travail et Tâche — une tâche se choisit une fois le travail choisi. Les Champs obligatoires de votre cabinet s'appliquent ici aussi : Enregistrer reste grisé tant qu'ils ne sont pas remplis, et dit lequel manque quand vous pointez dessus.

Ce que vous écrivez dans Ajouter une note rend une saisie utile dans trois mois. p. ex. Appel de révision T2 raconte quelque chose sur une facture ; une note vide, non.

Le travail du cabinet lui-même — administration, formation, l'heure qui est du vrai travail mais n'appartient à aucun client — va sur un travail sans client, ou sur un élément de service que votre cabinet a marqué non facturable. Dans les deux cas c'est du travail interne, et le travail interne n'est pas facturable : jamais facturé, compté à 0 $ de valeur, et toujours compté dans le budget d'heures d'un travail, parce que les heures ont été passées. Déplacez une heure saisie sur du travail interne et son interrupteur Facturable s'éteint. Marquer plus tard un élément de service non facturable ne change pas les heures déjà enregistrées dessus.

Feuilles de temps

Feuilles de temps, c'est la semaine d'une personne en grille, du lundi au dimanche : une colonne pour le client, une pour le travail, une colonne par jour, et le total de la semaine. Tapez les heures directement dans une journée et elles sont enregistrées au fur et à mesure ; Ajouter une ligne ouvre une rangée pour du travail qui n'est pas encore dans la semaine, et la corbeille au bout d'une ligne la retire de la semaine — ses heures enregistrées sont archivées, pas perdues. Une case qui contient plusieurs saisies ouvre leur liste, et une case qui n'en contient qu'une a un ⋮ pour Facturable et pour ouvrir la saisie elle-même. Temps dans la barre latérale l'ouvre sur la semaine en cours.

Les colonnes se choisissent dans Paramètres → Temps : Élément de service, Tâche et Note deviennent chacune leur propre colonne, et un champ requis en est toujours une. Une colonne décide aussi de ce qui partage une ligne : avec Élément de service affiché, deux heures sur un même travail pour des éléments différents ont chacune leur ligne, et chacune se remplit. Les jours que vous ne travaillez jamais peuvent quitter votre feuille — Jours affichés dans le menu ⋯ — et cela ne change la vue de personne d'autre. Les jours masqués gardent leurs heures, et le total de la semaine les compte toujours.

Si votre rôle vous permet de voir le temps de vos collègues, le sélecteur en haut change la semaine affichée. Une feuille de temps papier peut entrer aussi : D'une photo lit chaque ligne, et rien n'est saisi avant que vous l'ayez vérifiée.

Avec Saisir du temps pour ses collègues sur votre rôle, la semaine d'un collègue ne se lit pas seulement, elle se remplit : tapez dans une journée, ajoutez une ligne, ou faites lire sa feuille papier, et les heures vont sur son nom, pas le vôtre — au prix de ses taux à elle ou lui. La même permission ajoute une ligne Assigné à dans la fenêtre de saisie de temps : une heure se saisit pour quelqu'un depuis n'importe où, ou se déplace vers cette personne si elle était tombée sur la mauvaise. Deux choses restent impossibles : un minuteur en cours appartient à qui l'a démarré, et une semaine déjà envoyée pour approbation n'accepte plus rien.

Corriger après coup

Chaque saisie se corrige dans la même fenêtre Modifier la saisie de temps, où que vous la trouviez : au calendrier, depuis sa durée sur Saisies de temps, dans une case de la feuille de temps, ou avec ✎ sous le temps d'un travail ou d'une tâche. Dès que Vylan l'a noté, sa première ligne dit qui l'a changée en dernier, et quand. Changez sa date, ses heures ou seulement sa durée, ce à quoi elle a servi, et sa note, puis Mettre à jour. Archiver — le petit bouton en bas à droite — la retire des listes, et l'onglet Archivées de Saisies de temps peut la ramener.

Le voir au calendrier

Le calendrier se lit par Jour, Semaine ou Mois. Chaque jour affiche le temps saisi, la période affiche son total à côté de son nom, et un minuteur en cours grandit sur les heures pendant que vous travaillez : on voit tout de suite si une semaine est vraiment consignée ou seulement à moitié.

Si votre rôle le permet, cochez des collègues dans le panneau du calendrier pour voir leur temps à côté du vôtre.

Pour emporter les heures dans un tableur, utilisez Exporter le temps dans le menu ⋯ de la feuille de temps, ou emportez la liste depuis Saisies de temps. L'export part des jours que vous regardez.