Les rôles des clients

Les ensembles de permissions décident de ce qu'une personne peut faire. Les rôles décident de qui fait le travail pour un client : chez un client, Julie est la réviseure ; chez un autre, c'est Karim. Le travail nomme le rôle, et chaque client répond qui c'est.

Les rôles du cabinet

Le cabinet tient une seule liste de rôles, dans la page Cabinet, sous Rôles. Tout le monde peut la lire. Ajouter un rôle exige Modifier les informations d'un client ; renommer ou supprimer un rôle exige Modifier les paramètres du cabinet. Supprimer un rôle le retire de chaque client et de tout le travail qui le nommait, et les personnes qu'il avait mises sur le travail ouvert le quittent.

Cette liste est le seul endroit où l'on crée un rôle. L'onglet Organisateurs d'un client, la liste des clients et chaque champ Rôles du travail y puisent ; un nom que le cabinet n'a pas ne peut pas y être tapé.

Qui occupe un rôle chez un client

Dans l'onglet Organisateurs d'un client, la ligne Rôles se trouve au-dessus des assignés. Choisissez-y qui occupe chaque rôle : une personne, plusieurs, ou une équipe. Une équipe qui occupe un rôle, c'est toute l'équipe qui l'occupe, y compris ceux qui la rejoindront. Changer les titulaires exige Modifier les informations d'un client. Pour retirer un rôle du client, utilisez son × ; ses titulaires quittent aussi le travail ouvert du client pour ce rôle.

Pour régler un rôle sur plusieurs clients à la fois, cochez-les dans la liste des clients et choisissez Gérer les rôles.

Les rôles sur les travaux et les tâches

Les travaux, les tâches et les modèles de travaux ont un champ Rôles au-dessus de leurs assignés. Avec Assigner les titulaires des rôles activé, ce qui est le réglage par défaut, les titulaires du client sont mis sur le travail, à côté des personnes choisies à la main. Quand le titulaire du client change, le travail ouvert change avec lui.

Désactivez l'option et le rôle n'est plus qu'une étiquette : personne n'est mis sur le travail à partir de lui, et le travail attend dans Travail en attente qu'une personne qui occupe le rôle le prenne.

Changer les rôles d'un travail ou d'une tâche exige Assigner des personnes au travail. Sur un travail, les rôles se changent dans Modifier le mandat.

Les personnes mises par un rôle

Une personne qu'un rôle a mise sur un travail ne peut pas en être retirée seule, même par elle-même. Retirez le rôle du travail, ou désactivez Assigner les titulaires des rôles. Une personne ajoutée à la main reste à vous de la retirer.

Modèles, répétitions et copies

Un modèle de travail garde ses rôles, pas les personnes qui les occupaient. Chaque travail créé à partir de lui, à la main, par une répétition ou par une règle, demande à son client qui occupe chaque rôle à ce moment-là. Copier un travail, l'enregistrer comme modèle ou dupliquer une proposition fonctionne de la même façon.

Trouver le travail par rôle

• Le filtre Rôle trouve le travail d'un rôle, et Travail en attente trouve ce qui vous attend.
• Le filtre de rôle de la liste des clients trouve les clients où une personne occupe un rôle, ou ceux où personne ne l'occupe encore.

Les règles et les départs

Une règle peut mettre un rôle sur un travail : choisissez Assigner quelqu'un, puis le rôle. La personne qui l'occupe chez le client au moment où la règle s'exécute est mise sur le travail. Quand une personne quitte le cabinet, les rôles qu'elle occupait chez les clients sont libérés, et elle quitte le travail ouvert où ces rôles l'avaient mise.