Le navigateur de fichiers
Un seul endroit qui contient tous les documents du cabinet, par client, avec des dossiers que vous décidez et des filtres pour retrouver celui que vous cherchez.
Fichiers, c'est tout ce que votre cabinet détient, pour chaque client — ce qui est entré par le portail, ce que vous avez téléversé, et ce que vous avez produit.
La fiche d'un client contient le même navigateur sous son onglet Fichiers, limité à lui. C'est le même outil, pas un deuxième : tout ce qui suit vaut aux deux endroits.
Retrouver un document
La recherche prend un nom de fichier, et les filtres font le reste : Type de document, Année et Statut. Ce que Vylan n'a pas su placer se retrouve sous Non classé, qui mérite un coup d'œil de temps en temps plutôt que tous les jours.
Certains résultats sont marqués Dans le document plutôt que Nom du fichier : les mots ont été trouvés à l'intérieur du document, pas dans son titre.
La recherche à l'intérieur des documents ne fonctionne que pour les fichiers que Vylan a lus, ce qui n'est pas tous. Un fichier arrivé avant que cette lecture existe, ou après l'épuisement de votre allocation d'IA, ne se trouve que par son nom. Voyez-la comme un bonus, pas comme la preuve qu'un document n'est pas là.
Les dossiers
Les dossiers vous appartiennent : Nouveau dossier, donnez un Nom du dossier, Créer. Rangez un document avec Classer dans…, ressortez-le avec Retirer du dossier.
Les dossiers appartiennent à un client, pas au cabinet, et c'est le bon sens : votre structure pour une société n'est pas votre structure pour une déclaration de particulier.
Ce qu'on peut faire à un document
- Aperçu — le regarder sans le télécharger.
- Télécharger — en prendre une copie.
- Renommer et Déplacer — faire du rangement.
- Supprimer — l'enlever. Le message qui apparaît a Annuler.
Un document supprimé est conservé trente jours. Annuler sur le message le remet en place tout de suite ; s'il vous en faut un plus tard, demandez-nous et nous pouvons le récupérer tant que les trente jours courent. Après, il est vraiment parti.
Téléverser de votre côté
Téléverser des fichiers ajoute des documents vous-même — ceux qu'un client vous a envoyés par courriel, ou remis sur papier et que vous avez numérisés.
Vylan accepte les PDF et les photos : PDF, JPG, PNG, WebP, HEIC et HEIF. Un document Word ou un tableur n'entrera pas. Ça surprend, et il vaut mieux le savoir avant d'être en plein travail — enregistrez-le en PDF d'abord.
C'est vous qui choisissez à quel client chaque fichier appartient. Rien n'est acheminé automatiquement d'après le nom du fichier ou son contenu : un téléversement sans client choisi n'a nulle part où aller.
Ce qu'un client peut voir se décide par le dossier, jamais par le fichier. Faites un clic droit sur un dossier et choisissez Montrer au client : ce dossier, tout ce qu'il contient et tout ce que vous y classerez plus tard apparaît dans son portail. Garder caché sur un dossier placé dans un dossier partagé l'en exclut. Un fichier pas encore classé dans un dossier, et tout document signé, n'est jamais montré.
Si vous ne trouvez pas votre réponse ici, écrivez-nous. Une vraie personne vous lit.