Vylan lit les téléversements de vos clients à deux profondeurs, et cette différence décide de tout le reste de cette page.

Chaque téléversement est classé — toujours, et gratuitement

Chaque document qu'un client téléverse par son portail reçoit une lecture rapide automatique qui l'identifie : le type de document, l'année, le nom qui y figure. C'est cette lecture qui alimente la zone de dépôt en haut de son portail, marquée Déposez vos documents ici — votre client peut y déposer une pile de fichiers d'un coup, et chacun atterrit tout seul sur la bonne ligne de la liste de documents. Un fichier qui ne correspond à rien n'est jamais deviné : il vous attend sur la page du mandat, sous Déposés par le client — en attente de classement, et c'est vous qui le placez.

Le classement roule pour tous les clients, toujours, et il ne puise pas dans l'allocation d'IA de votre cabinet.

La vérification complète se règle client par client

La vérification complète, c'est la lecture en profondeur que décrit le reste de cet article : le fichier est-il lisible, est-ce le document demandé, la bonne année, la bonne personne, manque-t-il des pages — et c'est sur son verdict que s'appuient les règles de rejet automatique. Elle ne s'exécute que pour les clients dont l'interrupteur Vérifications IA des documents est activé. Cet interrupteur se trouve sur la fiche du client, dans la colonne de droite — un interrupteur par client, désactivé tant que vous ne l'activez pas. Tous les mandats de ce client le suivent automatiquement, y compris ceux déjà en cours ; il n'y a pas de réglage par mandat.

Pour un client dont les vérifications sont activées, la vérification part dès qu'un fichier arrive : Vylan le lit au complet et le compare au document que vous aviez demandé. Ça prend quelques secondes. Votre client voit Vérification de votre document… pendant ce temps.

Ce qu'il cherche

• Si le fichier est le type de document demandé, ou tout autre chose.
• S'il est lisible, ou trop flou, trop sombre ou coupé pour servir.
• S'il couvre la bonne année ou la bonne période.
• Si le nom sur le document correspond au client pour qui vous recueillez.
• S'il s'agit d'un doublon de ce qu'il a déjà envoyé pour cet engagement.

Ce que vous voyez sur le fichier

Le résultat apparaît sur le document sous forme d'un court statut :

• Conforme : le document lu correspond à ce que vous aviez demandé.
• Confiance faible : Vylan n'est pas sûr. Ça mérite votre coup d'œil.
• Mauvais document : le document lu est autre chose que ce que vous aviez demandé.
• À revoir : quelque chose cloche et Vylan vous le remet.
• Rejeté automatiquement : le fichier a été renvoyé au client automatiquement. Voir plus bas.
• Identifié — non vérifié : la lecture rapide a reconnu le fichier, mais la vérification complète n'a pas eu lieu — les vérifications de ce client sont désactivées, ou l'allocation est épuisée. Vous le révisez normalement.

Quand il y a un écart, Vylan le dit en clair plutôt qu'avec une note sur cent. Des choses comme Attendu T4, détecté T4A, ou 2024 attendu, mais ce document indique 2023, ou une mention que le nom sur le document ne correspond pas au client.

Pourquoi il pense ça

Ouvrez les détails et Vylan montre son raisonnement : ce qu'il a lu, l'émetteur, l'année ou la période, le formulaire, les montants trouvés, et ce que le document aurait pu être d'autre. Si vous n'êtes pas d'accord, un bouton dit exactement ce qu'il fait : L'IA s'est trompée : approuver.

Renvoyer automatiquement les mauvais téléversements

Dans vos réglages se trouve un interrupteur nommé Rejet automatique des téléversements invalides. Activé, Vylan renvoie directement au client un téléversement illisible, incomplet ou qui n'est pas le document demandé, et lui demande de le reprendre. Désactivé, ces fichiers arrivent plutôt dans votre file de révision et rien ne repart vers le client tant que vous ne l'avez pas dit.

Du côté du client, c'est doux. Il voit Ce fichier ne semble pas valide. Veuillez réessayer avec une invitation à reprendre une photo ou à envoyer le bon document. Quand un fichier passe, il voit plutôt Bien reçu !.

Un second interrupteur, Rejeter automatiquement les doublons, vise le cas précis où un client envoie une copie exacte de ce qu'il a déjà téléversé pour cet engagement. Activé, le doublon est renvoyé automatiquement. Désactivé, il est signalé pour vous.

Retourner la mauvaise année

Un troisième, Retourner les documents de la mauvaise année : Quand l'année d'un document ne correspond pas à l'année d'imposition du travail, il est retourné au client automatiquement avec une explication.

Relancer une page manquante

Un quatrième interrupteur, Demander automatiquement les pages manquantes, traite le cas précis et très fréquent du client qui photographie trois pages d'un document qui en compte quatre. Activé, Vylan lui demande lui-même la page manquante. Désactivé, c'est signalé pour votre révision.

Les quatre sont DÉSACTIVÉS au départ

Les quatre agissent sur le verdict de la vérification complète : ils n'agissent donc que pour les clients dont les Vérifications IA des documents sont activées. Pour tous les autres, il n'y a pas de verdict sur lequel agir, et chaque téléversement vous attend, tout simplement.

Les activer est un vrai compromis. Les clients corrigent leurs erreurs le plus vite pendant qu'ils ont encore le document en main : un renvoi immédiat fonctionne réellement mieux qu'une révision trois jours plus tard. Mais c'est votre nom sur le message. Commencez par celui que vous auriez envoyé de toute façon.

Les feuillets du Québec

Inclure les formulaires fiscaux du Québec est activé par défaut, et la plupart des cabinets devraient le laisser tranquille. Désactivez-le seulement si votre cabinet travaille entièrement hors du Québec : les feuillets propres au Québec, le RL-1, le RL-3 et compagnie, disparaissent alors de toutes les listes de clients.

Laissé activé, c'est plus fin qu'il n'y paraît. Ces feuillets tombent quand même automatiquement pour tout client dont la province est réglée hors du Québec : un cabinet qui sert les deux côtés d'une frontière n'a pas à y penser.

Il y a une limite mensuelle

Les vérifications complètes sont plafonnées chaque mois — le classement, lui, ne compte jamais dans la limite. Votre page de réglages indique où vous en êtes et si les vérifications sont Actif ou En pause, avec le nombre utilisé et la date de réinitialisation.

Si vous atteignez la limite, les vérifications se mettent en pause jusqu'à la réinitialisation. Rien d'autre ne casse : vos clients téléversent exactement comme avant, leurs fichiers se classent toujours sur les bonnes lignes, et vous révisez les documents à la main entre-temps. Les cabinets à l'essai ont un nombre de vérifications gratuites plutôt qu'une allocation mensuelle.